Автоматизация фактур в KSeF через Base: настройка для B2B и B2C
Я настраиваю связку Allegro + Base + KSeF для вашего бизнеса, почему B2B-фактуры должны уходить в KSeF, а B2C — нет, и как сделать это одной парой автоматических правил, а не вручную разбирать заказы.
Настраиваю для вашего бизнес связку Allegro + Base + KSeF. Заказы приходят с Allegro, часть покупателей — компании с NIP, часть — обычные физлица, и фактуры для них нужно обрабатывать по-разному, причём автоматически, без ручной сортировки каждого заказа.
Почему B2B и B2C теперь нельзя вести одинаково
С 1 апреля 2026 года структурированная фактура через KSeF (Krajowy System e-Faktur) стала обязательной для сделок между компаниями в Польше — для крупных налогоплательщиков это заработало ещё раньше, с 1 февраля. При этом обычные продажи физическим лицам под обязательный KSeF не подпадают — там как выставлялась faktura или e-paragon напрямую покупателю, так и продолжает выставляться, без прохождения через национальную систему.
Мы уже разбирали общую логику по документам для покупателя в статье Faktura для покупателя: когда и как её выставлять — KSeF добавляет к этому ещё один слой именно для B2B-сделок, а не отменяет прежние правила.
Смысл в двух блоках: в KSeF уходят только B2B-фактуры (NIP заполнен, покупатель хочет фактуру). Всё остальное — не уходит, но это не один сценарий, а два: покупатель вообще не просит фактуру, и покупатель просит фактуру, но без NIP. В Base это делается не двумя правилами, а тремя параллельными: они отличаются условиями и полем Moduł ERP в настройках действия.
Шаг 1. Правило для B2B: фактура уходит в KSeF
Триггер — «Pobrano formularz dostawy (Allegro/eBay)» (получена форма доставки), с тремя условиями: источник заказа — любой аккаунт Allegro, «Klient chce fakturę» (клиент хочет фактуру) — Tak, и NIP — не пустое значение. Если все три условия выполнены, срабатывает действие «Wystaw fakturę» (выставить фактуру), и в настройках этого действия поле Moduł ERP указывается как KSeF (ERP) — именно это поле отправляет фактуру дальше, в национальную систему.
Шаг 2. Когда фактура НЕ уходит в KSeF — два сценария
Здесь на практике не один случай, а два разных: покупатель вообще не просит фактуру, либо покупатель — физическое лицо — фактуру попросил, но данных компании (NIP) у него нет. Оба случая заканчиваются одинаково — фактура выставляется, но в KSeF не передаётся, — но условия срабатывания у правил разные.
Сценарий A: покупатель не просит фактуру
Условие простое: «Klient chce fakturę» — Nie. Фактура всё равно выставляется автоматически (например, для внутреннего учёта или на случай, если покупатель попросит её позже), но поле Moduł ERP оставляется пустым — в KSeF она не уходит.
Сценарий B: физлицо запрашивает фактуру, но без NIP
Бывает и так: обычный покупатель — физическое лицо, без компании — всё же просит выставить ему фактуру, а не просто чек. Это его законное право, и фактуру в такой ситуации мы, разумеется, выставляем. Но раз речь не о сделке между компаниями, обязанности передавать эту фактуру в KSeF нет — она остаётся обычным документом для покупателя, без прохождения через национальную систему.
Условие в Base: «Klient chce fakturę» — Tak, но при этом NIP — пустое значение. Действие то же самое — «Wystaw fakturę» — но поле Moduł ERP снова оставляем пустым, как и в сценарии A.
Самая частая ошибка при настройке: скопировать правило для B2B и забыть очистить поле Moduł ERP при создании правил для сценариев A и B. В этом случае в KSeF начинают улетать фактуры на физлиц, которым это не нужно — система формально не откажет, но это лишняя, никому не нужная нагрузка на учёт.
Шаг 3. Связка с самим Allegro: куда фактура едет дальше
Отдельно от KSeF есть ещё один узел — передача выставленной в Base фактуры обратно в Allegro, чтобы покупатель видел её в своей панели заказа. Это настраивается в подключении к конкретному аккаунту Allegro, во вкладке «Wystawianie i oferty» (выставление и предложения): там задаётся статус заказа, при котором фактура передаётся площадке, работа с корректировками фактур и передача паragonów (чеков) отдельно от фактур.
Важно не путать этот узел с автоматизацией KSeF из шагов 1–2: передача в KSeF — это про налоговую обязанность перед государством, а передача в Allegro — это про то, чтобы покупатель просто увидел свой документ в привычном месте. Настраиваются они независимо друг от друга.
Что проверить перед тем, как включать это на боевом магазине
Тема VAT и KSeF тесно связана с общей регистрацией плательщика — если этот фундамент ещё не закрыт, разумнее сначала разобраться с ним: VAT: что это такое и когда регистрироваться.
Вывод
Автоматизация KSeF в Base — это не одно универсальное правило на все заказы, а пара зеркальных правил, которые отличаются одним условием (хочет ли покупатель фактуру и указан ли NIP) и одним полем в настройках действия (Moduł ERP: KSeF или пусто). Настроить это один раз — на порядок надёжнее, чем потом руками разбирать, какую фактуру нужно было отправить в KSeF, а какую нет.